Customer service (company side)

Reporting actions politely: laten, the passive and set phrases

• Laten + infinitive = to have something done: We laten het apparaat door een monteur nakijken. In the perfect, use the infinitive, not gelaten: We hebben het laten nakijken.
• Laten weten = to let someone know: Wij laten u zo snel mogelijk weten wat de uitkomst is. Asking the customer: Laat u het ons weten als het probleem terugkomt?
• Report what has been done with the perfect passive (zijn + participle): Uw klacht is doorgestuurd naar de afdeling Kwaliteit. Het bedrag is inmiddels teruggestort.
• Apologise and show regret: Het spijt ons dat …, Wij betreuren het dat … (formal), Excuses voor het ongemak. Keep u and uw throughout.
• Offer compensation with a fronted phrase and inversion: Als tegemoetkoming ontvangt u een tegoedbon. Uit coulance vergoeden wij de verzendkosten.