B2 · Lesson 187 · Work, society & media (B2)

Diplomatic language at work

Soften criticism, make suggestions and give feedback tactfully.

Grammar

Softening what you say

Zou … kunnen and zou … willen turn an order into a suggestion or polite request: Je moet dit aanpassen. → Je zou dit misschien kunnen aanpassen. Zou je hier nog eens naar willen kijken?
Impersonal frames take the focus off the person: Het lijkt me verstandig om eerst de klant te bellen. Het zou goed zijn als we de planning nog eens bekijken.
Indirect questions sound less pushy. Of means “whether” and sends the verb to the end: Ik vraag me af of dit haalbaar is. Zou je kunnen nagaan of de cijfers kloppen?
Small softeners make a big difference: misschien, eventueel, een beetje, wat (= a bit: Het is wat aan de late kant.) and understatement: Dat is niet ideaal. Ik ben er niet helemaal gelukkig mee.
Feedback often follows the pattern: a compliment, then a verbeterpunt (point for improvement), then something positive. Dutch colleagues can be very direct, but with clients, managers and new colleagues a softer tone works better.

direct	diplomatic
Dit is fout.	Volgens mij klopt dit niet helemaal.
Je moet dit veranderen.	Zou je hier nog eens naar kunnen kijken?
Dat is een slecht idee.	Ik vraag me af of dat de beste aanpak is.
Doe het morgen.	Het lijkt me verstandig om het morgen te doen.
Het is te laat.	Het is wat aan de late kant.

Vocabulary