C1 · Lesson 238 · Meetings & leadership (C1)

Minutes & reports

Write and read Dutch notulen: the present-tense report, neutral reporting verbs and the action list.

Grammar

The style of Dutch notulen

Dutch minutes are usually written in the present tense, even though the meeting is over: De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur. Mevrouw Smit merkt op dat de kosten zijn gestegen.
Speakers are reported with neutral verbs + dat: opmerken, meedelen, toelichten, voorstellen, toezeggen. These are separable, so they split in a main clause: Jan deelt mee dat …, De penningmeester licht de begroting toe. Toezeggen often takes a te-infinitive: Hij zegt toe het rapport aan te leveren.
Decisions are recorded impersonally, often starting with the participle: Besloten wordt de contributie te verhogen. (= Er wordt besloten …) De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
Typical headings: Aanwezig, Afmeldingen, Mededelingen, Vaststellen notulen, Rondvraag, Actiepunten. An action point says who does what by when: Petra stuurt vóór 1 mei de offerte rond.
De notulen is plural and takes a plural verb: De notulen zijn goedgekeurd. The person who takes them is the notulist; the verb is notuleren.

what was said	in the notulen
“Ik wil even zeggen dat de kosten hoger zijn.”	Mevrouw Smit merkt op dat de kosten hoger zijn.
“Ik zorg dat het rapport er volgende week is.”	De heer Bos zegt toe het rapport volgende week aan te leveren.
“Zullen we het zo doen?” – “Ja, prima.”	Besloten wordt conform het voorstel.
“Ik kan helaas niet komen.”	Afmeldingen: Karin de Wit.

Vocabulary